Kävlinge får upphandlingsböter efter telefonbeställningar utan avtal

Kävlinge kommun har fått en upphandlingsskadeavgift efter att Konkurrensverket konstaterat upprepade inköp av vatten- och avloppsutrustning som gjorts utanför ramavtal och utan grundläggande dokumentation. Enligt Dagens Samhälle lades beställningar för nära 1,8 miljoner kronor per telefon, utan skriftliga underlag om vad som köpts, på vilka villkor eller vem som godkänt utgifterna.

Beloppet är i sammanhanget begränsat, men ärendet säger desto mer om hur kommunal upphandling fallerar i praktiken. Regelverket bygger på att organisationen kan redovisa sitt arbete: ett behov identifieras, en leverantör väljs genom en dokumenterad process och avtalsvillkoren ska gå att granska i efterhand. Här tycks processen i stället ha reducerats till personkontakter och muntliga överenskommelser – just de förhållanden som gör det svårt att upptäcka överprissättning, otillbörliga gentjänster eller rent slöseri. När spårbarhet blir valfri blir ansvar också valfritt.

Kävlinge är inte ensamt. Dagens Samhälle noterar att tre kommuner fått upphandlingsböter den senaste veckan, vilket pekar på ett bredare efterlevnadsproblem snarare än ett enskilt misstag. Mönstret är välbekant: upphandlingsfunktionen behandlas som en intern ”service” tills något går fel, varpå ansvaret löses upp mellan förvaltningar. Verksamheten hänvisar till tidspress, upphandlare pekar på decentraliserad beställning och den politiska ledningen kan gömma sig bakom att allt är ”komplicerat”. Incitamenten drar åt ett håll: den som håller projekt rullande belönas, den som stoppar ett köp för att kräva ordning och underlag gör det inte.

Följdkostnaderna hamnar någon annanstans. Leverantörer som följer reglerna konkurrerar med aktörer som kan vinna affärer via informella kanaler. Skattebetalarna får sämre värde för pengarna och färre möjligheter att i efterhand förstå vad som skedde när ett projekt drar över budget. Och när tillsynsmyndigheten ingriper bärs sanktionen typiskt av organisationen – vilket innebär att samma invånare som finansierade inköpen också får finansiera böterna.

I Kävlinge gör Konkurrensverkets beslut en kedja av telefonsamtal till ett formellt ärende. Själva inköpen är redan gjorda, och den dokumentation som saknas går inte att beställa fram i efterhand.