Karolinska gör otillåten direktupphandling av IT-tjänster

Karolinska universitetssjukhuset fortsatte att köpa it-tjänster för tre nationella kvalitetsregister efter att ett ramavtal med en leverantör löpt ut i mars 2022. Det framgår av Svenska Dagbladets redogörelse för en granskning från Konkurrensverket. Myndigheten bedömer att sjukhusets inköp under 2023 och 2024 uppgick till drygt fem miljoner kronor och utgjorde en otillåten direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling.

Tjänsterna gällde it-stöd för tre kvalitetsregister, en del av ett större system med omkring 150 svenska register som ska följa behandlingar och resultat för olika sjukdomar. I praktiken behandlas registren ofta som nödvändig infrastruktur av både kliniker och administratörer, vilket gör avbrott politiskt och verksamhetsmässigt kostsamma. Den brådskan krockar med ett upphandlingsregelverk som bygger på konkurrensutsättning, omfattande dokumentation och fasta tidsfönster: när ett avtal löper ut blir det ”säkra” alternativet ofta att låta den befintliga leverantören fortsätta och försöka reda ut formalian i efterhand.

Konkurrensverkets kritik, som SvD återger som att sjukhuset inte gjort allt som skäligen kan krävas, belyser ett återkommande mönster i svensk offentlig upphandling. Regelboken gör laglig snabbhet dyr. Att byta leverantör kräver planering, intern kapacitet och en vilja att ta juridiska risker långt innan avtalstidens slut. När den förberedelsen misslyckas återstår två val: sluta köpa en tjänst som verksamheten fortfarande behöver, eller fortsätta köpa och acceptera att överträdelsen hanteras i efterhand.

Även när sanktioner följer hamnar notan sällan hos dem som fattade beslutet. Ett sjukhus finansieras med skattemedel; en upphandlingsskadeavgift betalas typiskt ur samma offentliga budgetar som annars skulle gått till vård, it-förbättringar eller bemanning. Kostnaden är verklig men sprids ut över avdelningar, framtida budgetår och i slutänden skattebetalarna, medan vinsten av att ”bara hålla igång” tillfaller organisationen och dess chefer omedelbart.

Den asymmetrin påverkar även leverantörernas beteende. En etablerad leverantör som ser ett avtal löpa ut kan fortsätta leverera, fakturera som vanligt och låta kunden bära den juridiska risken. På marknader med höga byteskostnader, eftersom systemen är inbäddade i kliniska arbetsflöden och datastrukturer, finns konkurrensen på papperet men inte i krisögonblicket.

Konkurrensverkets beslut gäller inköp som redan gjorts. Den praktiska frågan för Karolinska är om sjukhuset nu genomför en regelrätt upphandling tillräckligt snabbt för att undvika att samma nödlösning upprepas nästa gång ett avtal tar slut.

Sjukhusets it-fakturor fortsatte alltså att betalas i två år efter att avtalet löpt ut.